¿Qué es Normalización?
La palabra norma viene del latín "normun", significa etimológicamente: "Regla a
seguir para llegar a un fin determinado" Este concepto fue más concretamente
definido por el Comité Alemán de Normalización en 1940, como:
"Las reglas que unifican y ordenan lógicamente
una serie de fenómenos"
La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las
normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o
económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La asociación estadounidense
para pruebas de materiales (ASTM), define la normalización como el proceso de
formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad
específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.
Según la ISO (International Organization for Standarization) la
Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer,
ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a
usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser
tecnológico, político o económico.
Según ICONTEC, Normalización es la actividad que establece disposiciones para
uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con
respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la
actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de
normas.
REGISTROS DE CALIDAD
Para realizar el seguimiento de cómo se comporta cada uno de las etapas del sistema
diseñado de calidad, se requiere establecer un sistema de información que defina la
identificación, archivo de los formatos y / o reportes que se van a generar, cuál será el
proceso de llenado, quién lo hará, cómo se reportará en términos estadísticos para dar a
conocer a la dirección su comportamiento, a quién le dará la información, dónde se archivará cada formato y/o reporte completo, cómo se llevará el control de la
documentación, qué bitácoras servirán para su administración, su mantenimiento,
recuperación y archivos en los que se ubicará, quién tendrá acceso y mantendrá a la disponibilidad de los usuarios la información generada, etcétera.
Esta es una actividad general en la que intervienen todos los responsables de
administrar alguna parte o los requisitos completos.
LA IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS
La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas,
programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estándares de calidad deseados.
La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos de calidad, las especificaciones técnicas que deben cubrir los productos o servicios, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de ejecución, atención y servicio que se brinda al cliente. De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos o
servicios.
En la gestión de la calidad se pretende recoger y ordenar los datos que
suministren una información más comprensible a los fines previstos, utilizando
instrumentos como son los sistemas de registros. En calidad se entiende por
registro el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades desempeñadas.
LEGISLACION Y SGCI - MECI
Ley 872 de 2003 "por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios" señala la obligatoriedad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar un sistema de Gestión de Calidad en las Entidades Públicas Estatales, como herramienta de gestión sistemática y transparente que le permita evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a su cargo.
El gobierno Nacional también expidió el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 "por el cual se adopta el modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005" con el objetivo general de fortalecer los procesos institucionales y el desarrollo de una función administrativa pública, integra, eficiente, visible ante la sociedad y de una gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social adicionando nuevos elementos de control.
